E-Rechnungspflicht ab 2027
Was sich ändert und wo Sie handeln müssen
Ab 2027 gelten im deutschen B2B-Geschäft neue Pflichten für die Ausstellung von Rechnungen. Für viele Unternehmen ist das der Moment, an dem die E-Rechnung aus dem Bereich „irgendwann relevant" in den Bereich „unmittelbar betriebsrelevant" wechselt. Gleichzeitig ist 2027 kein Startpunkt. Wer die Umstellung erst dann angeht, wenn die Pflicht greift, riskiert, dass fehlende Stammdaten, ungeklärte Übermittlungswege oder ungetestete Prozesse den Rechnungsausgang blockieren. Dieser Beitrag beschreibt, was ab 2027 konkret gilt, was bereits heute gilt – und worauf es bei der Umsetzung mit Sage 100 ankommt.
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Was ab 2027 konkret gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung hat der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für Rechnungsaussteller. Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt, sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft als strukturierte E-Rechnungen auszustellen.
Für Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht dann grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Bevor es um Prozesse und Systeme geht, lohnt eine Klarstellung, die in der Praxis immer wieder relevant ist. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei gilt steuerlich nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Ein einfaches PDF enthält diese strukturierte Datenbasis nicht und wird deshalb als „sonstige Rechnung" eingeordnet.
In Deutschland sind zwei Formate besonders relevant:
XRechnung: Die Rechnungsinformationen werden als strukturierter XML-Datensatz bereitgestellt. Das Format spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine zentrale Rolle.
ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert strukturierte XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung. Ab Version 2.0.1 erfüllen die entsprechenden Profile – mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC-WL – grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt: Weichen XML-Daten und sichtbare PDF-Darstellung voneinander ab, sind die strukturierten Daten maßgeblich.
Was bereits heute gilt: XRechnung an öffentliche Auftraggeber
Die Pflichten ab 2027 betreffen das B2B-Geschäft zwischen Unternehmen. Davon zu unterscheiden ist die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber – die gilt in weiten Teilen bereits seit Jahren. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung grundsätzlich seit dem 27. November 2020. Der vorgesehene Standard ist die XRechnung in ihrer jeweils gültigen Fassung. Andere Standards können unter bestimmten Voraussetzungen genutzt werden, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 sowie den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung des Bundes entsprechen.
Es gibt einzelne gesetzliche Ausnahmen – beim Bund beispielsweise Rechnungen nach Direktaufträgen bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro.
Wichtig für die Praxis: Bund, Länder und Kommunen sind bei der elektronischen Rechnungsstellung nicht vollständig einheitlich organisiert. Welche Anforderungen an Format und Übermittlungsweg gelten, hängt vom konkreten öffentlichen Auftraggeber ab. Das sollte im Einzelfall geprüft werden.
Die Leitweg-ID: Stammdaten sind kein Nebenschauplatz
Wer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, begegnet in diesem Zusammenhang regelmäßig der Leitweg-ID. Sie dient dazu, einen öffentlichen Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren und die Rechnung innerhalb der Verwaltung an die richtige Stelle weiterzuleiten.
Fehlt die Leitweg-ID oder ist sie fehlerhaft hinterlegt, kann eine XRechnung nicht korrekt zugeordnet oder verarbeitet werden.
Das zeigt ein grundlegendes Muster, das sich durch das gesamte Thema E-Rechnung zieht: Nicht nur das Rechnungsformat muss stimmen. Die Stammdaten im ERP-System müssen vollständig und aktuell gepflegt sein – sonst funktioniert auch das technisch korrekte Format nicht zuverlässig.
Umsetzung mit Sage 100
Sage 100 unterstützt die Erstellung und Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Elektronische Rechnungen lassen sich damit direkt aus den bestehenden Warenwirtschafts- und Finanzprozessen heraus abbilden – ohne Medienbruch und ohne manuelle Zwischenschritte. Für einen funktionierenden Prozess müssen im System unter anderem folgende Daten korrekt hinterlegt sein:
• vollständige Unternehmens- und Steuerdaten
• korrekte Bankverbindungen
• E-Mail- und Kontaktdaten
• Kennzeichnung der Kunden für den E-Rechnungsprozess
• der vorgesehene Übertragungsweg
• bei XRechnungen: die Leitweg-ID des öffentlichen Empfängers
Aus einer bisherigen PDF-Rechnung einfach eine XML-Datei zu erzeugen, reicht als Prozessumstellung nicht aus. Die notwendigen Informationen müssen bereits strukturiert und korrekt im ERP-System vorhanden sein – bevor der erste Rechnungslauf läuft.
Sage 100 unterstützt darüber hinaus auch die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen: Rechnungen können eingelesen, validiert und innerhalb der Finanzbuchhaltung beziehungsweise Warenwirtschaft weiterverarbeitet werden. Was heute noch manuell abgetippt oder zwischen Systemen übertragen wird, lässt sich damit als durchgängiger digitaler Prozess abbilden.
Validierung vor dem Versand
Strukturierte Rechnungen können technisch bereits an kleinen Fehlern scheitern. Eine Validierung vor dem Versand ist deshalb sinnvoll. Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass sich damit fehlende oder logisch fehlerhafte Pflichtangaben frühzeitig erkennen lassen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist das besonders relevant: Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes prüfen eingereichte Rechnungen auf Konformität mit den technischen und inhaltlichen Vorgaben, bevor sie weitergeleitet werden.
Ein sinnvoll eingerichteter Prozess endet deshalb nicht beim Versand. Er prüft auch, ob die erzeugte Rechnung tatsächlich den Anforderungen des jeweiligen Empfängers entspricht.
Fazit
Was jetzt zu prüfen ist
Wer Sage 100 bereits einsetzt, sollte die E-Rechnung nicht isoliert als technische Pflicht betrachten. Die entscheidende Frage ist, ob der bestehende Rechnungsprozess insgesamt vorbereitet ist. Dazu gehören unter anderem:
- Sind die relevanten Kundenstammdaten vollständig gepflegt?
- Wurden öffentliche Auftraggeber mit der erforderlichen Leitweg-ID hinterlegt?
- Können XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig erzeugt werden?
- Welche Übermittlungswege verlangen Geschäftspartner und öffentliche Auftraggeber?
- Wie werden eingehende E-Rechnungen künftig verarbeitet und archiviert?
Je früher diese Abläufe im realen Prozess getestet werden, desto geringer ist das Risiko, dass fehlende Daten oder technische Fehler erst dann sichtbar werden, wenn die Ausstellungspflicht bereits greift.
Ab 2027 wird die E-Rechnung für einen Großteil der Unternehmen im B2B-Rechnungsausgang verpflichtend. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten bereits heute strukturierte Anforderungen, die seit 2020 verbindlich sind.
Der Handlungsbedarf liegt dabei weniger im Format selbst als im Gesamtprozess: Stammdaten, Übertragungswege und interne Abläufe müssen vorbereitet sein, bevor die Pflicht greift.